La Benemérita Universidad Autónoma de Puebla es la primera y única institución del país que cuenta con instrumentos de control y de consulta para la creación del “Sistema de Archivo General”, avalados por el Archivo General de la Nación (AGN), anunció Georgina Maldonado Lima, Directora del Archivo Histórico de la BUAP.
Tras señalar que no es posible hablar de Archivo Histórico que resguarde el patrimonio documental de la BUAP, si no se cuenta con la administración de archivos desde la producción de los documentos (archivo de trámite), basada en procesos que garanticen la preservación de los mismos.
La titular del Archivo Histórico dio a conocer el trabajo desarrollado para generar el “Sistema de Archivo General” de la Institución bajo criterios uniformes.
Comentó que con el apoyo del Rector Enrique Agüera Ibáñez, se convocó a funcionarios universitarios para conformar una gran comisión que se dio a la tarea de diseñar los instrumentos de control y consulta que se exigen en cualquier sistema de archivo y por ley.
“Empezamos el trabajo en junio de 2010, junto con 73 integrantes de la comisión; se requirieron alrededor de 100 días de trabajo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental, instrumentos que contribuirán a la organización y conservación de documentos bajo criterios uniformes”, indicó.
Maldonado Lima explicó que en el Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA), de acuerdo a los lineamientos del Archivo General de la Nación, se atiende un modelo funcional que visualiza funciones sustantivas (gobierno académico, gestión académica, docencia, investigación y extensión y difusión de la cultura), así como funciones comunes.
Las funciones comunes están relacionadas con legislación, asuntos jurídicos, programación organización y presupuesto, recursos humanos, financieros, materiales e infraestructura física, tecnologías y servicios de la información, comunicación institucional, control de auditorías, planeación, transparencia y acceso a la información.
En tanto que el Catálogo de Disposición Documental (CDD) permite definir tiempos, conocer la documentación desde su origen hasta su destino final, y se identifica la documentación con información pública o de carácter reservado y confidencial
El Catálogo, abundó la funcionaria universitaria, permite definir tiempos y atiende tres niveles de temporalidad, tipo de documentos y valor de los mismos, cumpliendo con el Ciclo Vital de los Documentos que concluye con la baja del documento o su traslado al Archivo Histórico.
La Directora del Archivo Histórico de la BUAP mencionó que en septiembre se concluyeron ambos documentos y se enviaron al Archivo General de la Nación para su dictaminación.
“Con fecha 13 de enero el Archivo General de la Nación dictamina que procede la validación de estos documentos, esto tiene una gran relevancia para nuestra institución, sobre todo porque el 23 de enero el congreso emite la Ley Federal de Archivos que implica a la BUAP, que cumple con estricto apego a la ley y nos convierte en la primera y única institución que cuenta con este aval”, afirmó.
Abundó que los documentos fueron entregados, según establece la Ley Federal de Archivos, a la Coordinación Universitaria de Enlace, Transparencia y Acceso a la Información de la BUAP, quien junto con la Secretaría General y el Archivo Histórico darán continuidad al resguardo del archivo de la Institución.
Finalmente dio a conocer que seguirá la capacitación para el manejo de estos instrumentos a los responsables de cada dependencia y unidades académicas, quienes a su vez, junto con los directivos, procederán a la organización del trabajo de archivo, acorde a los instrumentos de control y consulta mencionados y con apego a lo establecido en la Ley Federal de Archivos.
